Certlyo
Send os 30 følgesedler

Hvordan tjekker jeg, om en leverandørs FSC- eller PEFC-certifikat er gyldigt?

Slå certifikatnummeret op i FSC’s offentlige database på search.fsc.org eller i PEFC’s på pefc.org/find-certified, og kontrollér, at status er gyldig, at gyldighedsperioden dækker leveringsdatoen, og at produktgruppen på følgesedlen er omfattet af certifikatet. FSC-STD-40-004 kræver, at det gøres regelmæssigt for alle aktive leverandører, og PEFC ST 2002 kræver, at det gøres for alle leverancer med PEFC-claim.

Det siger FSC-STD-40-004 og PEFC ST 2002 om verificering af leverandører

FSC-STD-40-004 V3-1, Chain of Custody Certification, clause 2.1, kræver, at I fører ajourførte oplysninger om alle leverandører af råvare til jeres FSC-produktgrupper med navn, certifikatkode og leverede materialer. Clause 2.2 kræver, at I regelmæssigt verificerer gyldigheden og produktgruppeomfanget af jeres aktive FSC-certificerede leverandørers certifikater i FSC’s certifikatdatabase. Standarden nævner adressen info.fsc.org, som FSC’s nye søgning på search.fsc.org afløser. Sporbarhed kaldes CoC, Chain of Custody, og et claim er leverandørens angivelse af varens certificerede status på følgesedlen, det dokument der følger varerne ved leveringen.

Hvor tit “regelmæssigt” er, fastlægger standarden ikke. Intervallet står i jeres egen procedure, og certificeringsorganet vurderer ved audit, om det er tilstrækkeligt. Auditoren skal efter FSC-STD-20-011 V4-3, clause 6.1 h), selv bekræfte, at råvare beskrevet som FSC-certificeret var dækket af et gyldigt FSC-certifikat og leveret med de rette claims og koder.

PEFC ST 2002:2020, clause 5.1.2.1, kræver, at I for alle leverancer med PEFC-claim verificerer på PEFC’s hjemmeside, at leverandøren er dækket af et PEFC-anerkendt certifikat, som efter clause 3.31 er et gyldigt akkrediteret certifikat udstedt af et PEFC-notificeret certificeringsorgan. Clause 4.4.1 a) kræver, at I gemmer dokumentation for leverandørernes PEFC-certificerede status, og noten nævner en udskrift fra PEFC’s hjemmeside som eksempel.

Trin for trin i FSC’s database

  1. Åbn search.fsc.org. Det er FSC’s offentlige søgning, som i 2026 afløser info.fsc.org. Søgefeltet tager certifikatkode, licenskode eller virksomhedsnavn, og en del af koden er nok.
  2. Søg på CoC-koden fra følgesedlen, for eksempel NC-COC-084271. Søg ikke kun på navn, fordi handelsnavne kan give flere træffere.
  3. Læs status i søgeresultatet. Databasen viser “Certificate status” for hvert certifikat sammen med certifikatkode, licenskode og land.
  4. Åbn certifikatet med “View details”. Her står gyldighedsperioden som “Valid until” med dato, virksomhedens juridiske navn og adresse, gruppemedlemmer eller lokationer under et gruppe- eller multisitecertifikat, og under “Products” de produkttyper og claims, certifikatet omfatter.
  5. Sammenlign navnet på certifikatet med navnet på følgesedlen, gyldighedsperioden med leveringsdatoen og produkttyperne med varelinjerne.

Statusbetegnelserne er defineret i FSC-STD-20-001 V5-0, General Requirements for Certification Bodies, under “Certification status”. Valid betyder, at certificeringen hverken er suspenderet, trukket tilbage, ophørt eller udløbet. Suspended betyder, at certificeringen er midlertidigt ugyldig for hele eller dele af omfanget. Terminated betyder, at certificeringsaftalen er opsagt eller annulleret af certificeringsorganet eller virksomheden. Withdrawn betyder, at certificeringen er trukket tilbage. Expired betyder, at certifikatet har nået sin udløbsdato uden at blive fornyet. Kun Valid giver ret til at sælge med claim.

Produkttyperne under “Products” følger FSC-STD-40-004a V2-1, FSC Product Classification, for eksempel W5 for savet træ, W6 for høvlede produkter og W9.6 for limtræ. Leverandøren skal efter FSC-STD-40-004 V3-1, clause 8.3, holde listen over produktgrupper ajour, og det er den liste, certificeringsorganet lægger i databasen.

Trin for trin i PEFC’s database

  1. Åbn pefc.org/find-certified. Siden hedder Find Certified og ligger på one.pefc.org. Formularen har felter for virksomhedsnavn, aktivitet, land, licensnummer, certifikattype, certifikatnummer, status og certificeringsorgan.
  2. Vælg certifikattypen Chain of Custody, og indtast certifikatnummeret fra følgesedlen, for eksempel NC-PEFC/COC-084271. Certifikatnumre hos PEFC har certificeringsorganets præfiks, og formatet varierer fra organ til organ.
  3. Åbn virksomheden i resultatlisten. Posten viser adresse, certifikattype, gyldighedsperiode som “Valid from” og “Valid until”, certifikatnummer med status og licensnummer med status.
  4. Læs afsnittet “Certified products”. Det viser PEFC-produktkategorierne med kode og navn, for eksempel 30100 Sawnwood, det claim der må bruges, og den sporbarhedsmetode leverandøren anvender.

Statusværdierne i PEFC’s database er Valid, Expired, Suspended, Withdrawn (non-conformity), Terminated (voluntary cancellation), Not PEFC recognized og Not issued. Kun Valid opfylder definitionen af et PEFC-anerkendt certifikat i PEFC ST 2002:2020, clause 3.31. Produktkategorierne følger dokumentet PEFC Product Categories fra PEFC Council, som selv beskriver, at virksomheder bruger databasen til at sikre, at produktet er inden for leverandørens certifikatomfang.

Det beviser et opslag, og det beviser det ikke

Et opslag beviser certifikatets status og omfang på opslagstidspunktet: at leverandøren er certificeret, hvilket organ der har udstedt certifikatet, hvornår det udløber, og hvilke produktgrupper og claims det dækker. Det er de oplysninger, databasen indeholder.

Et opslag beviser ikke claimprocenten på den konkrete levering. “FSC Mix 70%” eller “70% PEFC certified” er leverandørens egen erklæring om sin produktgruppe og sin claimperiode. FSC-STD-40-004 V3-1, clause 10.2 og 11.4, siger, at modtageren skal bruge det procent- eller kreditclaim, der står på leverandørens dokumentation, og PEFC ST 2002:2020, clause 3.27, definerer claimet som leverandørens erklæring. Registeret bekræfter, at leverandøren må afgive claimet, og ikke, at tallet på den enkelte følgeseddel er rigtigt. Det kontrollerer certificeringsorganets audit hos leverandøren.

Opslaget beviser heller ikke, at varen på lastbilen er den, dokumentet beskriver, at produktgruppen på linjen er omfattet, eller at leverandørnavnet på følgesedlen er certifikatholderens. Ved gruppe- og multisitecertifikater skal den lokation eller det medlem, der leverer, stå under certifikatet, jævnfør PEFC ST 2002:2020, note 2 til clause 3.31, og FSC’s liste over gruppemedlemmer og lokationer.

Sådan dokumenterer du opslaget til auditoren

Auditoren skal kunne se, at opslaget blev gjort, hvornår, af hvem og med hvilket resultat. Gem derfor et tidsstemplet udtræk fra databasen og ikke kun en note om, at det er gjort. FSC Search kan levere et tidsstemplet certifikatudtræk, og PEFC ST 2002:2020 nævner i noten til clause 4.4.1 a) en udskrift fra hjemmesiden som dokumentation. Et skærmbillede med dato er det mindste, der bør gemmes.

Registrer sammen med udtrækket certifikatkode, status, gyldighedsperiode, de kontrollerede produktgrupper, dato for kontrollen og navnet på den, der kontrollerede. Læg det ved leverandørposten fra FSC-STD-40-004 V3-1, clause 2.1, og gem det i mindst fem år, som clause 1.1 e) i FSC-STD-40-004 V3-1 og clause 4.4.2 i PEFC ST 2002:2020 kræver for alle registreringer, der viser overensstemmelse.

Derfor fanger et årligt opslag ikke en suspension midt på året

Et certifikat kan skifte status når som helst. Certificeringsorganet skal efter FSC-STD-20-001 V5-0, clause 7.11.10, opdatere status i databasen inden for tre dage efter en suspension eller tilbagetrækning, og efter clause 4.1.2.1 q) skal den suspenderede virksomhed selv skriftligt orientere sine certificerede kunder inden for tre dage. Den sidste pligt hviler på leverandøren, og I kan ikke bygge kontrollen på, at brevet kommer.

En suspension kan efter clause 7.11.9 vare op til tolv måneder, i særlige tilfælde atten. Kontrollerer I kun én gang om året, kan I have modtaget op til et års leverancer med claim fra en leverandør, der ikke måtte afgive dem. De leverancer kan ikke bruges som certificeret råvare og skal findes og rettes bagud, når fejlen opdages ved audit. Et opslag pr. leverance, eller en fast månedlig kontrol for leverandører med mange leverancer, holder det tab lille.

Kilder

Sådan gør Certlyo det automatisk

Certlyo slår leverandørens certifikat op i FSC’s eller PEFC’s database for hver følgeseddel og gemmer status, gyldighedsperiode og produktgrupper fra opslaget sammen med følgesedlen og tidspunktet for kontrollen. Ændrer et certifikat status, bliver de efterfølgende følgesedler fra den leverandør markeret til gennemgang i den daglige rapport. Registeroplysningerne holdes adskilt fra claimet på dokumentet, så det er tydeligt, hvad opslaget bekræfter, og hvad det ikke bekræfter.

Send os 30 følgesedler, og se, hvad vi finder.

Fortæl os om jeres følgesedler.

Dit navn og et cirka-tal for antallet hjælper os med at finde den introduktion, der passer bedst.

Tallet bruges kun til at tilpasse introduktionen.