Certlyo Begynd med en konkret levering.
Vælg en følgeseddel med et FSC- eller PEFC-claim, og gennemgå dokumentationen, som om en kollega skulle overtage den. Find først dokumentet, og find derefter den leverandør og det certifikat, kontrollen vedrører.
Tabellen er en arbejdsliste for indgående leveringer. Den er ikke en udtømmende liste over certificeringskravene.
| Spørgsmål før audit | Det er nyttigt at have klar |
|---|---|
| Hvilken levering blev kontrolleret? | Den oprindelige følgeseddel, dato og relevante varelinjer. |
| Hvad var kontrollens grundlag? | Leverandørens certifikatoplysninger og de anvendte registeroplysninger. |
| Hvad blev kontrolleret? | Certifikat, produktgruppens dækning og dokumentets claimformulering. |
| Hvornår blev kontrollen udført? | Tidspunktet for den dokumenterede kontrol. |
| Hvad kræver stadig opfølgning? | De åbne forhold og grundlaget for den videre gennemgang. |
Skeln mellem dagens opslag og den tidligere kontrol.
Et nyt opslag i registeret viser ikke, hvilke oplysninger I havde, da leveringen blev kontrolleret. Behold derfor sammenhængen mellem dokumentet, tidspunktet og de oplysninger, kontrollen byggede på.
Certlyo gemmer den sammenhæng sammen med følgesedlen. I dokumentationseksemplet ligger den oprindelige følgeseddel ved siden af registeroplysningerne og de enkelte kontrolresultater.
Åbn dokumentationseksempletGør åbne forhold nemme at forklare.
Gennemgå de markerede linjer før audit, og afklar, hvad der mangler. Det kan være, at produktgruppen ikke er omfattet af certifikatet, at dokumentationen er uklar, eller at leverandøren skal spørges.
I Certlyos PEFC-eksempel er leverandørcertifikatet gyldigt, men produktgruppen er ikke omfattet, og linjen kræver gennemgang. Advarslen bliver stående sammen med dokumentationen. Det gyldige certifikat lukker ikke det åbne forhold på produktgruppen.
Følgesedlerne er en del af audit.
En FSC- eller PEFC-audit omfatter mere end de indgående dokumenter. Jeres procedurer, ansvarsfordeling og de øvrige dele af sporbarhedssystemet indgår også. Brug certificeringsorganets auditplan og den gældende standard til at afklare det fulde omfang.
Certlyo gør kontrollen af følgesedlerne og grundlaget for den tilgængelig. Certlyo erstatter hverken jeres sporbarhedsprocedurer eller certificeringsorganets vurdering.
Kilde: FSC Danmark: oversigt over sporbarheds- og ledelsessystemkrav.