Hvad er et mængderegnskab, og hvad skal det indeholde?

Sporbarhed, CoC, Chain of Custody, hviler på én simpel kontrol: en virksomhed må ikke sælge mere certificeret træ, end den har købt, med fradrag af det, der ligger på lager. Et claim, altså angivelsen af varens certificerede status på salgs- og leveringsdokumenter, er kun troværdigt, hvis den mængde, det sættes på, kan føres tilbage til en tilsvarende mængde købt med claim. Mængderegnskabet er det sted, hvor den kobling er dokumenteret, og det er derfor det første, auditoren beder om efter leverandørlisten.

For en trælast uden produktion er regnskabet enkelt i princippet: ind fra leverandørerne, ud til kunderne, saldo på lageret, pr. produktgruppe og pr. claim. Det bliver kun svært, når enheder blandes, når varer registreres, før den indgående følgeseddel er kontrolleret, eller når regnskabet kun findes som en samlet lagerbeholdning uden claims. Begge ordninger kræver, at regnskabet og de dokumenter, det bygger på, gemmes i mindst fem år, FSC-STD-40-004 clause 1.1 e) og PEFC ST 2002 clause 4.4.2.

FSC-STD-40-004 V3-1 samler kravene i afsnit 4, FSC material and products records. Clause 4.1 kræver omregningsfaktorer for hvert procestrin, der ændrer mængden. Sælger I varerne uændret, er der ingen faktor. Afkorter I limtræ på mål, skal I kunne vise, hvor meget der bliver til vare og hvor meget til spild. Clause 4.2 kræver et ajourført regnskab, i regneark eller i et system, med tre dele.

• Indgående: leverandørens salgsdokumentnummer, dato, mængder og materialekategori med procent- eller kreditclaim, clause 4.2 a). I praksis er det følgeseddelnummer eller fakturanummer, dato, antal og for eksempel “FSC Mix 70%”.
• Udgående: jeres salgsdokumentnummer, dato, varebeskrivelse, mængder, FSC-claim og claimperiode eller jobordre, clause 4.2 b).
• Procentberegninger og kreditkonti, clause 4.2 c), som kun er relevante, hvis I bruger procent- eller kreditsystemet. Under transfersystemet i clause 9 er der ingen beregning, kun claimet, der føres videre.

Clause 4.3 gælder virksomheder med både FSC- og PEFC-certifikat: den samme mængde må ikke tælles med under begge ordninger, og noten anbefaler ét regnskab, hvor claims for begge ordninger står ved samme post. Clause 4.4 kræver den årlige volumenopgørelse: pr. produktgruppe, i den enhed I normalt bruger, for perioden siden sidste opgørelse, og den skal vise, at udgående mængder med claim stemmer med indgående mængder, lager, claims og omregningsfaktorer. Produktgrupperne er dem, I har defineret på listen efter clause 8.3.

PEFC ST 2002:2020 clause 4.4.1 opregner de registreringer, en certificeret virksomhed skal have for sine produktgrupper. For regnskabet er det litra b), alle indgående varer med PEFC-claims og de dokumenter, der hører til leverancen, litra c), beregning af certificeret indhold, overførsel af procenten til udgående varer og styring af kreditkontoen, når det er relevant, og litra d), alle solgte varer med PEFC-claims og de tilhørende dokumenter. Litra a) kræver desuden en leverandørliste med dokumentation for leverandørernes status, for eksempel en udskrift fra PEFC’s hjemmeside.

Hvordan regnskabet føres, følger metoden i clause 6. Clause 6.1.3 kræver, at en produktgruppe har én måleenhed eller enheder, der kan regnes om til én. Under fysisk adskillelse, clause 6.2, er der ingen beregning, men varer med forskellige materialekategorier og forskelligt certificeret indhold skal holdes adskilt eller kunne identificeres på alle trin, og clause 6.2.2 giver det laveste certificerede indhold som claim, hvis de blandes i samme produktgruppe. Under procentmetoden, clause 6.3.2.1, beregnes det certificerede indhold pr. produktgruppe og claimperiode som certificeret mængde divideret med certificeret mængde plus controlled sources. Under kreditmetoden, clause 6.4, føres en kreditkonto, hvor kreditter højst må stamme fra de seneste 24 måneder.

Eksemplet er fiktivt. Birkely Byggecenter A/S fører produktgruppen “Limtræ GL24h, FSC Mix” under transfersystemet med kalendermåneden som claimperiode. Enheden er stk., fordi både indkøb og salg sker i stk. af samme længde, så der er ingen omregning.

Saldoen på 11 stk. skal kunne genfindes på lageret ved audit. Kommer en leverance ind med “FSC Mix Credit” i samme måned, giver clause 9.3 og Table D det laveste claim for hele periodens udgående varer, så det er enklere at holde varer med forskellige claims i hver sin produktgruppe. En linje, der er markeret til gennemgang, fordi leverandørens certifikat ikke dækker produktgruppen, må ikke bogføres som certificeret, før forholdet er afklaret. Til årsopgørelsen efter clause 4.4 lægges månederne sammen: ind, ud og lager pr. produktgruppe, og tallene skal stemme.

• Enheder blandes. Indkøb i kubikmeter og salg i løbende meter uden en dokumenteret omregning gør opgørelsen umulig at kontrollere.
• Varer bogføres som certificerede, før den indgående følgeseddel er kontrolleret. Viser kontrollen bagefter, at claimet manglede eller koden var forkert, skal posten tages ud igen, og er der solgt på den, er der solgt for meget.
• Den årlige opgørelse glemmes. Det løbende regnskab findes, men ingen har lagt det sammen pr. produktgruppe, og auditoren skal have opgørelsen, ikke kun råposterne.
• Samme mængde tælles under både FSC og PEFC, i strid med FSC-STD-40-004 clause 4.3.
• Dokumentnumrene mangler. Uden følgeseddel- og fakturanummer kan auditoren ikke følge en stikprøve fra regnskabet til dokumentet og tilbage.
• Regnskabet findes kun som lagerbeholdning i økonomisystemet uden claim pr. post, så certificerede og ikke-certificerede varer af samme varenummer ikke kan skilles ad.

• FSC-STD-40-004 V3-1 EN, Chain of Custody Certification, FSC International, godkendt 14. januar 2021 (PDF)
• PEFC ST 2002:2020, Chain of Custody of Forest and Tree Based Products, Requirements, PEFC Council, gældende fra 14. februar 2020
• FSC-STD-20-011 V4-3 EN, Chain of Custody Evaluations, FSC International (PDF)